Gjør bedriften din mer effektiv med sikker dokumenthåndtering

Det er viktig å holde orden i papirene på alle slags arbeidsplasser, enten det er snakk om et enkeltmannsforetak, et offentlig organ eller kontorer med få eller mange ansatte. Både små og store foretak har behov for dokumenthåndtering, og det er ikke mye som skal til for å få prosessen både enklere, mindre tidkrevende, effektiv og oversiktlig.

Med rett og korrekt dokumenthåndtering kan dere jobbe sikrere og mer effektivt. Les videre for å vite mer om Dokumenthåndteringssystemet Datalex! Og kontakt oss gjerne hvis du har noen spørsmål.

Dokumenthåndteringssystemet Datalex – et godt valg

Et dokumenthåndteringssystem kommer godt med om bedriften din bearbeider mange og/eller store dokumenter. Det kan bli en real og tidkrevende prosess om én person er ansvarlig for håndteringen av alle bedriftens dokumenter, som kan være alt fra fakturaer, korrespondanse, e-poster, kontrakter, bilder og mer. Arbeidsplassen kan raskt bli mye mer effektiv dersom et godt dokumenthåndteringssystem er på plass. Men hva innebærer et slikt system?

Et dokumenthåndteringssystem er som et lager, som flere på arbeidsplassen har tilgang til. Når flere er på saken og har tilgang til et og samme system, er det rom for et godt og smart samarbeid på arbeidsplassen.

Effektivt dokumenthåndtering skiller seg i dag fra tradisjonell oppbevaring og håndtering av dokumenter, som ofte blir plassert i tunge permer, og som igjen blir plassert på hyller. Et effektivt system er i dag digitalt, og gjør det mulig for arbeidstakerne å enkelt arkivere kontormateriale. Med Datalex har man også enkel tilgang til systemet, både gjennom pc, nettbrett og mobil. I systemet blir alle dokumenter skannet før de lagres på en sikker og oversiktlig måte. Med vårt dokumenthåndteringssystem har du alt du trenger på én plass. Digitalt!

Fordeler med digitale dokumenthåndtering

Det beste med et dokumenthåndteringssystem, som er digitalt, er at det er effektivt. Det er ikke lenger bare én person på arbeidsplassen som har ansvaret for alle dokumenter. Hvis hver og en laster opp alle sine dokumenter i det digitale systemet, er det også mye enklere for alle på arbeidsplassen å finne frem til riktig dokument, søke i relaterte dokumenter, og finne frem til blant annet fakturaer og kontrakter. Å søke gjennom hele kontorets dokumentmasse basert på ord (navn, fartøysnavn, juridisk referanse, fakturanummer, frase etc.) for å finne frem til et eller flere aktuelle dokumenter gjøres på et par sekunder.

Et dokumenthåndteringssystem er lett å forstå. Vårt system krever ingen innviklet opplæring hvor du må kurse deg over flere uker for å lære deg hvordan du skal lagre dokumentene dine sikkert i systemet. Systemet lagrer, plasserer og sikrer dokumentene dine enkelt. Det eneste du trenger å gjøre er å laste opp selve dokumentet. Ut- og inngående e-post kopieres automatisk og korrekt inn på riktig sak i databasen. Vårt system håndterer resten.

Dersom bedriften din må ansette flere, enten det er faste ansatte eller vikarer, er det lett å sette seg inn i systemet. Opplæring skal jo skje så hurtig som mulig!

Blir filene og dokumentene lagret sikkert?

Dokumentene dine vil være fullt sikret. En av de største fordelene med et digitalt system er at sikkerheten blir forbedret. Det skal mye mer til for at ting kommer på avveie i et sikkert digitalt system enn et analogt.

Med dokumenthåndteringssystemet Datalex får du:

• Dokumenter som kan hentes frem med en gang
• Lagring av alle dokumenter, som kontrakter, tegninger, videoer, bilder og andre dokumenter
• Bruk av maler: alle nye dokumenter vil fylles ut med relevant informasjon fra databasen.
• Sikker lagring: alt lagres i databasen. Det er kun de som har adgang til Datalex som har adgang til dine dokumenter
• Søk i dokumenter: Søk så mye du vil, enten det er i en enkelt sak eller på tvers av dokumenter
• Har du et digitalt system så slipper du dokumenter på avveie.

Med et effektivt dokumenthåndteringssystem kan kontoret konsentrere seg om mer prekære ting. Får du er godt system på plass, blir bedriften din både smartere og mer effektiv. Plutselig kan bedriften din håndtere alle mulige slags forespørsler fra kundene. Dere trenger ikke bruke like mye tid på å opprette, lagre og sikre dokumenter lengre. Med vårt system har dere alt tilgjengelig og alt på plass. Kontakt oss i dag for en uforpliktende prat!